حضور و غیاب یکی از مناطقی است که غالباً توسط کسب و کارها کمتر مورد توجه قرار می گیرد. سازمان‌ها بیشتر بر حداکثر رشد اقتصادی متمرکز هستند و نیروی کار را توسعه نیافته رها می‌کنند.
ثبت دستگاه حضور و غیاب کارکنان یکی از حیاتی ترین کارهای روزانه هر کسب و کاری است. این موضوع ممکن است کم اهمیت به نظر برسد، اما مدیریت ساعت ها برای همه اعضای یک سازمان به یک اندازه مهم است. مدت زمان کار افراد ، حقوق و مزایا را تحت تأثیر قرار می دهد و بر تصمیمات مالی تأثیر می گذارد. با تهیه یک نرم افزار حضور و غیاب مناسب این عملیات ضروری ، اتوماسیون و روان می شود. یک سیستم همه جانبه می تواند قابلیت برنامه ریزی استاندارد و همچنین کارکردهای پیشرفته تر مانند قابلیت گزارش گیری را نیز داشته باشد.
در زیر به برخی از نکات مورد نیاز که باید در یک نرم افزار مدیریت حضور و غیاب وجود داشته باشد، اشاره شده است :
1. ثبت ساعت ورود و خروج
تشریح یکی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب. نیازی به گفتن نیست که هدف اصلی یک نرم افزار حضور و غیاب این است که به کارمندان اجازه دهد به راحتی ساعت ورود و خروج ( تردد ) خود را ثبت کرده و سوابق تردد خود را حفظ و مشاهده نمایند. گزینه های ضروری برای ثبت ساعت ، شامل کارت RFID ، رمز عبور ، تشخیص چهره یا اسکن اثر انگشت است که اثر انگشت کارمندان را شناسایی می‌کند. اسکنر بیومتریک ( تشخیص چهره ) زمانی عالی است که شما تعداد زیادی نیروی کار با جداول زمانی مشخص داشته باشید یا با توجه به شرایط کسب و کار خود درصد خطای استفاده از اثر انگشت بسیار زیاد باشد.
2. برنامه ریزی منعطف و کارا برای کارمندان
برخی از مشاغل برنامه های قابل انعطاف ارائه می دهند که به کارکنان امکان می دهد روزهای خود را در زمان های مختلف شروع کرده و پایان دهند. برخی دیگر ترجیح می‌دهند روز کاری را با یک برنامه کاری همزمان و به طور هماهنگ آغاز کنند. یک نرم افزار حضور و غیاب خوب فراتر از کارکرد اصلی آن یعنی نظارت بر حضور کارمندان کار می‌کند. این نرم افزار باید به شما امکان ایجاد چندین برنامه و فهرست را بدهد. چنین عملکردی همچنین باید به ویژگی هایی مجهز باشد که به شما در مورد کارمندان دارای تاخیر یا AWOL (غیبت بدون مرخصی) هشدار دهد.
3. مدیریت غیبت ها
یک سیستم حضور و غیاب شایسته جدا از نظارت بر حضور نیروی کار، باید به مدیریت غیبتت ها نیز کمک کند. حتی اگر غیبت ها به صورت غیر منتظره و به دلیل بیماری، مرخصی یا در آخرین لحظه اتفاق بیفتد، مدیران باید بتوانند با یک نگاه به راحتی ببینند چه کسی حضور دارد و یا چه کسی مستحق اضافه کاری و پاداش است.
4. ادغام با سیستم حقوق و دستمزد
با فرض اینکه فرآیند حقوق و دستمزد شما به صورت خودکار انجام می‌گیرد، نرم افزار حضور و غیاب نیز باید بتواند به صورت یکپارچه با عملکرد حقوق و دستمزدتان ادغام شود. به این ترتیب داده های دقیقی درمورد حضور کارکنان برای چرخه حقوق و دستمزد ارائه می‌شود که می تواند برای محاسبه سریع و دقیق حقوق و مزایا مورد استفاده قرار گیرد. البته این امر تنها زمانی حاصل می‌شود که شما یک نرم افزار یکپارچه داشته باشید.
بدون وجود مجموعه کاملی از نرم افزارهای مربوط به منابع انسانی، این احتمال وجود خواهد داشت که داده ها در بین مراحل ثبت زمانی تا محاسبه حقوق و دستمزد از بین بروند. برای مثال؛ اگر سیستم حقوق و دستمزد انفرادی و غیر یکپارچه، آگاه نباشد که قرارداد یک کارمند فسخ شده است، ممکن است پرداخت نهایی به طور نادرست پردازش شود. چنین اطلاعاتی باید برای کارکنان، مدیر و مدیریت منابع انسانی به راحتی در دسترس باشد تا از بروز هرگونه خطای احتمالی جلوگیری شود.
5. ساعت زدن در محل
یکی دیگر از ویژگی های مفید نرم افزار حضور و غیاب، پلتفرمی است که امکان ساعت زدن را منحصراً در دستگاه‌هایی که WiFi را با یک آدرس IP خاص دریافت می‌کنند، محدود می‌نماید. به عبارت دیگر کارکنان تنها می توانند در هنگام حضور در دفتر، روی دستگاه خود ساعت بزنند. این امر از بروز احتمالی زودتر ساعت زدن توسط کارکنان جلوگیری می کند و همچنین باعث بهبود انطباق می‌شود.
6. مدیریت اسناد
وجود ویژگی مدیریت اسناد در نرم افزار حضور و غیاب، به اشتراک گذاری اطلاعات و برقراری ارتباط در بخش ها را آسان می کند. از این طریق کاربران می توانند اعلان هایی را برای هشدار دادن به اعضای تیم در مورد هرگونه اطلاعات مهم مرتبط با زمان حضور، تنظیم نمایند. این ویژگی همچنین شامل کار با داده های مربوط به حضور و غیاب جهت ارائه دیدگاهی از رویه های فعلی است. مدیران می توانند جایگاه کارمندان در سیستم و مجوزهای مربوط به آن نقش ها را تعریف نمایند. وجود مجوزهای واضح و مشخص، مانند یک اقدام امنیتی برای پرونده ها عمل می کنند.
7. انطباق
نرم افزار حضور و غیاب باید بتواند از طرف شما و با استفاده از داده های مربوط به قوانین و مقررات کار، موارد نقض شده را تحت نظر داشته باشد و در صورت عدم مطابقت با الگوهای قانونی، به طور خودکار هشدارهایی را ارائه دهد.
8. اپلیکیشن موبایل
این روزها به احتمال زیاد نیروی کار یک سازمان در نقاط مختلف پراکنده هستند. برخی از کارکنان در خود کارگاه کار می‌کنند، برخی در بخش اداری در خانه یا در جاهای دیگر. نسخه موبایل نرم افزار حضور و غیاب باید به کارمندان اجازه دهد از طریق دستگاه های تلفن همراه خود ساعت بزنند. به این ترتیب امکان نظارت بر ساعات کار کل نیروی کار و نه تنها کارمندان مستقر در محل فراهم می‌شود. اپلیکیشن‌های تلفن همراه همچنین ممکن است مجهز به سیستم های ردیابی GPS برای ایمنی کارگران یا نظارت بر موقعیت مکانی باشند.
9. حذف مشکل فراموشی کارکنان هنگام ساعت زدن
ساعت زدن به سبک قدیمی مستعد خطای انسانی بوده است. ممکن بود یک کارمند هنگام بازگشت از ناهار ساعت زدن را فراموش کرده و ادامه حضور خود را در شرکت اعلام ننماید. چنین خطایی احتمالا در پایان شیفت کاری مشخص می‌شود. در این هنگام مدیر موظف می شود که ساعات کار صحیح کارمند را تأیید نماید. سیستم های مدیریت منابع انسانی مدرن به گونهای طراحی شده اند که به مدیر و کارمند در مورد پانچ زمانی از دست رفته از طریق درگاه های سلف سرویس و آلارم های تلفن همراه هشدار می‌دهند و امکان تصحیح و ویرایش ثبت زمانی در آنها وجود دارد.
10. تنظیمات جامع قوانین کار و سیاست‌ها
طبق مقررات قانون کار، کارمندان شما حق روز معافیت، پرداخت اضافه کار و روزهای استراحت را دارند. یا گروهی از کارمندان دارید که حق اضافه کاری دارند یا گروهی دیگر دارای حق مرخصی هستند. یک نرم افزار حضور و غیاب در حالت ایده‌آل باید قادر به تهیه چنین سناریو هایی باشد.
11. گزارش دادن
نرم افزار حضور و غیاب شما باید بتواند با استفاده از داده های سیستم، گزارش ها و تجزیه و تحلیل های متناسبی ارائه دهد. از نرم افزار خود انتظار داشته باشید که اطلاعات را در قالب گزارشهای مختلف در اختیار شما قرار دهد. به این ترتیب دیدگاه مناسبی در مورد ساعت‌های کار شده، الگوی شیفت های کاری و مواردی نظیر آن به دست خواهید آورد و بینشی برای بهبود مداوم بهره‌وری در شرکت حاصل می‌شود.
12. داشتن تقویم
یک نرم افزار حضور و غیاب همچنین می تواند با تقویم های دیجیتالی مانند تقویم Google ، Outlook و موارد مشابه دیگر همگام سازی شود. این امر به همه افراد تیم اجازه می دهد که از در دسترس بودن یک شخص مطلع باشند. وجود تقویم به ویژه برای تیم های از راه دور مفید است که در آن می توان حضور یک شخص را از طریق یک تقویم مشترک بررسی نمود.
13. خدمات سلف سرویس برای کارکنان
وجود خدمات سلف سرویس سیستم مدیریت حضور و غیاب را به نحو موثری تحت تاثیر قرار می‌دهد است. کارمندان شما دیگر نیازی به ساعت زدن در مقابل درهای وروردی ندارند. در عوض می توانند پشت میزهای خود (در محل یا از راه دور) بنشینند و با استفاده از یک اپلیکیشن یا مرورگر وارد سیستم شوند. با استفاده از این ویژگی یک نرم افزار حضور و غیاب، درخواست های مرخصی، تصحیح سوابق حضور و غیاب و خود انطباقی نیز می تواند بدون مداخله بخش منابع انسانی و یا بخش مدیریت انجام شود.